نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

اهداف

  یادگیری نحوه رفتار طرّاح در هنگام اولین ملاقات

 یادگیری نحوه حضور مانند طرّاحان حرفه‌ای

 دانستن اینکه چه چیزهایی باید در اولین ملاقات مطرح شود

 دانستن اطلاعاتی که از مشتری باید به دست آورد

 درک و دریافت مطالبی در مورد قیمت طرح و عقد قرارداد

ملاقات اولیه، اولین نشست با مشتری است تا در مورد طرح موجود در ذهن مشتری و سرویس‌دهی و چگونگی انجام آن صحبت شود. در این جلسه نه تنها مشتری با طرّاح صحبت کرده و آشنا میگردد بلکه طرّاح نیز مشتری را دیده و با او آشنا میشود. ممکن است طرّاح پس از صحبت با مشتری اینگونه نتیجه‌گیری کند که در صورت کار با این مشتری ممکن است در دریافت حق‌الزحمه دچار مشکل شود و یا طرح پیشنهادی مشتری سخت و مشکل باشد که در صورت ایجاد چنین وضعیتی پس از پایان ملاقات تصمیم می گیرد که بامشتری همکاری نکند.

ملاقات حضوری اولیه می تواند در محل کار طرّاح در شرکت فضای سبز و یا در مورد طرّاحانی که مستقل فعالیت میکنند در محل کار شخصی وی نیز صورت پذیرد. در مواردی که پیمانکار در حال ساخت اماکن مسکونی بوده و هنوز خالی از سکنه است نیازی به مصاحبه و ملاقات حضوری با مشتری وجود ندارد و فقط ملاقات با پیمانکار کفایت می کند.

بازدید میتواند در مواردی با افرادی که با آگهی تبلیغاتی شما مواجه شدند و یا مشتری که سابقاً برای او کاری را انجام داده‌اید صورت پذیرد. چند قانون کلی و راهنمای ساده برای تنظیم قرار ملاقات وجود دارد که در ذیل توضیح داده شده است.

نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

تنظیم قرار ملاقات 

بررسی مشتری

قبل از موافقت برای ملاقات با شخصی که قرار است هزینه‌های طرح و سرویس های ارائه شده در مورد طرح را بر عهده بگیرد، باید با پرسش چند سؤال از مشتری اطمینان حاصل شود که آیا با سرویس‌های قابل ارائه و هزینه‌های مربوطه آشنایی دارند. دانستن این موضوع توسط مشتری سبب میشود که زمان زیادی تلف نشود ولی گاهی ممکن است مشتری فقط به دنبال طرحی باشد که با کاشت چند گیاه ساده و مرتب کردن گیاهان کاشته شده خلاصه شود و قصد پرداخت هزینه یا سرویس چندانی ندارد. در این حالت تفهیم مفاهیم فضای سبز و وظایف مشتری نیاز زمان زیادی داشته و سبب اتلاف وقت میگردد. معمولاً کسانی که توسط دیگران به شما مراجعه میکنند مشتریان خوبی هستند زیرا این افراد با کار شما و روش اجرای کار از طریق دیگر مشتریان آشنایی نسبی یافته‌اند.

نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

ملاقات در محل اقامت مشتری

معمولاً برای ملاقات و مصاحبه در منزل مشتری قرار گذاشته می‌شود. این امر سبب میشود که هم شما محل اجرای طرح را دیده و بتوانید برآورد نسبی کنید و هم مشتری بتواند بخشهای مختلف فضای مربوطه را به شما نشان داده و در مورد آن توضیح دهد.

حضور همه مشتریان در هنگام بازدید

اگر قرار است طرحی را برای زوج جوان اجرا کنید بهتر است زمان مصاحبه را طوری تعیین کنید که هر دو نفر حضور داشته باشند. در بسیاری حالات حضور هر دو نفر مشکل است زیرا معمولاً یکی از زوج‌ها سر کار هستند ولی میتوان با تعیین زمان بازدید در عصر یا آخر هفته احتمال حضور هر دو نفر با هم را میسر نمود. هیچگاه در صورت وجود یک نفر از زوجین بازدید را انجام ندهید زیرا سبب ایجاد مسائلی در آینده خواهد شد، بدین صورت که میتواند سبب ایجاد تغییراتی در طرح و در حالت شدیدتر کنسل شدن کامل پروژه گردد زیرا زوجین در مورد قیمت به توافق نمیرسند.

نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

مدت زمان مصاحبه حداکثر یک ساعت

اغلب مدت زمان یک ساعت برای ملاقات، آشنا شدن با مشتری و دیدگاه‌های او، جمع‌بندی اطلاعات و توافق بر سر پرداخت هزینه‌ها کافی به نظر میرسد. این مدت بسته به پروژه، چگونگی پرداخت هزینه و ارائه سرویس‌های مورد نیاز برای اجرای طرح می تواند به ۲ ساعت نیز برسد. نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

باید توجه داشت که بیشتر زمان در مصاحبه صرف به دست آوردن اطلاعات در مورد مشتری میشود. در این مصاحبه مواردی که باید مطرح شوند عبارتند از: چه سرویس‌هایی مورد نیاز است؟ شخصیت مشتری چگونه است؟ چه نوع گیاهانی را دوست دارند؟ آیا این خانواده کودک یا سگ دارند؟ هزینه بازدید یا هزینه مشاوره چقدر است؟

ملاقات اولیه رایگان یا با دریافت وجه؟

بسیاری از طرّاحان برای جلسه اول ملاقات هزینه‌ای نمیخواهند زیرا فرض بر این است که در این جلسه میزان مصمم بودن و جدیت برای انجام طرح و عقد قرارداد مشتری با کمپانی را تعیین کنند و شرایط همکاری را بسنجند. اما تعدادی از طرّاحان برای جلسه مصاحبه هزینه مشاوره مثلاً ۱۰۰ دلار را تعیین می کنند. در این صورت جلسه مصاحبه فقط منحصر به اطلاعات جزئی نیست بلکه مبنا بر این است که در این جلسه قسمتهای مختلف و ایده‌های مختلف در حالت کاملاً عمومی برای مشتری توضیح داده شود. هزینه مشاوره اغلب درصورتی که مشتری بخواهد با کمپانی عقد قرارداد کند در هزینه قرارداد مد نظر قرار خواهد گرفت اما اگر مشتری تصمیم نداشته باشد که با طرّاح وارد قرارداد شود این هزینه غیر قابل برگشت است پس نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز خیلی مهم است.

ظاهر حرفه‌ای

ظاهر شما درصورتی که در جلسه اول ملاقات حرفه‌ای و موجه باشد حس اطمینان و کیفیت بالای کار را به مشتری انتقال میدهد (شکل ۱ـ۱). بعضی مشتریان به ظاهر موجه طرّاح و چگونگی صحبت و ارائه کار اهمیت بالایی می دهند. پس در اولین برخورد ظاهری موجه و خوب ارائه دهید.

لباس آراسته برای ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

بسیاری از مشتریان هنگامیکه طرّاح را با لباسهای منظم و مرتب ببینند اطمینان بیشتری حاصل میکنند تا حالتی که طرّاح با سر و وضعی نامرتب و آشفته جلوی مشتری ظاهر شود. درست است که شما در کار خود لایق و حرفه ای هستید اما باید دقت داشته باشید که سر و وضع مرتب نیز در نظر مشتری اهمیت زیادی دارد.

پاکیزگی دست‌ها، مو و لباسها

این نکته شاید ساده و بچگانه به نظر برسد زیرا کار طرّاحی فضای سبز با خاک سر و کار دارد، اما باید توجه داشته باشید که کثیف بودن زیر ناخنها و وجود لکه‌های علف و خرده گیاه روی زانو ممکن است به این دلیل باشد که قبل از رفتن به مصاحبه شما درگیر کار نصب و اجرای طرّاحی بوده‌اید. به یاد داشته باشید که قبل از سوار شدن به ماشین و رفتن به محل ملاقات حتماً دست خود را با صابون شسته، با دستمال کاغذی خشک کنید و کمی ادوکلن بزنید. شما به عنوان طرّاح باید ظاهری حرفه‌ای و آراسته داشته باشید.

لوازم مورد نیاز  جهت نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

ابزار و وسایل مختلفی وجود دارد که در محل ملاقات باید به همراه داشته باشید زیرا با کمک این وسایل بهتر می توانید اطلاعات مورد نظر خود را در اختیار مشتری قرار دهید. برای جمع‌آوری و حمل و نقل ساده این ابزار روشی را انتخاب کنید تا در هنگام ملاقات چیزی از وسایل را فراموش نکرده باشید (شکل ۲ـ۱).

 نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز

تخته رسم گیره‌دار یا کامپیوتر کیفی  (Laptop)

این ابزار برای یادداشت برداری در طول مدت مصاحبه بکار میرود. با کمک تخته رسم گیره‌دار میتوانید درحالی که در اطراف منزل و محل مورد نظر برای اجرای طرح قدم میزنید هم مدارک لازم و مورد نیاز را به همراه داشته باشید و هم کاغذی را به عنوان چرک‌نویس و برای یادداشت نکات مهم در آن قرار دهید.

متر نواری ۵۰ متری یا چرخ اندازه گیری

حتی در هنگامی که با مشتری در حال ارزیابی و بررسی محل اجرای طرح هستید شاید نیاز به اندازه‌گیری‌هایی داشته باشید. حمل و نقل چرخ اندازه گیری نسبت به متر نواری بسیار ساده‌تر است. با این وجود گاهی اوقات نیز ممکن است برای اندازه‌گیریها در مورد محل اجرای طرح و یا اجسام موجود در این منطقه نیاز به متر نواری احساس گردد.

قطب نما

استفاده از قطب نما برای به دست آوردن شمال مغناطیسی مورد استفاده قرار میگیرد (شکل ۳ـ۱). هنگامی که ممیزی و مساحی محل مورد اجرای طرح موجود نباشد برای یافتن جهات از این ابزار استفاده می شود.

دوربین عکاسی (دیجیتالی یا نگاتیوی)

عکس‌هایی که با دوربین دارای فیلم (نگاتیو) یا دیجیتالی گرفته میشود برای مراجعه و برگشت به آنها برای بهتر دیدن و یادآوری محل اجرای طرح در هنگام طرّاحی بر روی کاغذ ترسیم مورد استفاده قرار می‌گیرد. علاوه بر این میتوان این عکسها را با عکس‌هایی که بعد از اجرای طرح از منطقه حاصل میشود در یک کاتالوگ قرار داده و به عنوان کار انجام شده توسط خود (به عنوان سابقه کار) به آن استناد نمود.

قرارداد

بعضی از طرّاحان با خود قرارداد اولیه را همراه خود می برند تا در پایان اولین بازدید با مشتری قرارداد ببندند امّا برخی دیگر ترجیح می دهند طرح و قرارداد را پس از بازدید اولیه برای مشتری ارسال کنند.

کاتالوگ

شما میتوانید برای آشنایی مشتری با سوابق اجرائی و کارهای انجام شده از یک کاتالوگ استفاده نمائید (شکل ۴ـ۱). همچنین میتوانید چند آدرس از محل کارهایی که توسط شما انجام شده است را به مشتری بدهید تا با مراجعه به آنها شیوه کار شما را دریابد. علاوه بر این میتوان زمانی را به بحث در مورد قیمت پروژه‌های مختلف و مقایسه آنها از لحاظ چگونگی تامین اعتبار اختصاص داد.

کامپیوتر کیفی  (laptop)

ازکامپیوتر کیفی میتوانید برای توضیح کاتالوگ دیجیتالی کارهای خود استفاده کنید (شکل ۵ـ۱). برای نشان دادن اثرات مختلف مانند نورپردازی نیز میتوان از نرم‌افزارهای مربوطه استفاده کرد (به فصل دهم مراجعه شود).

نحوه ملاقات در عقد قرارداد فضای سبز ادامه دارد …

منبع: کتاب طراحی فضای سبز برای طراحان حرفه ای