نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

چه چیزهایی باید از مشتری به دست آورد

اعتماد

مشتری باید با طرّاح احساس راحتی کند. باید این اطمینان در مشتری ایجاد شود که طرّاح در کار خود متخصص بوده و میتواند نیازهای وی را برآورده سازد.

باید مشتری را در مورد قیمت سرویس‌های مورد نظر مطلع نمود. اگر بخواهید احتیاط کنید و در مدت ملاقات حضوری به دلیل وارد نکردن شوک ناشی از شنیدن قیمت، قیمت طرح را به مشتری نگوئید زمان خود را بیهوده تلف نموده‌اید. بهتر است در همان ابتدا و پس از مباحثه اولیه در مورد قیمت صحبت کرده و در صورت توافق در مورد دامنه قیمت توسط مشتری و طرّاح، مباحث مربوط به ملاقات حضوری را آغاز نمایند. با این اوصاف گاهی اوقات نیز ممکن است بدون طرح موضوع با ارائه قیمت‌های مختلف مربوط به طرحها، مشتری با قیمت‌ها کنار آمده باشد که این موضوع از طرز برخورد و حرکات مشتری مشخص میشود.

نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

آغاز بحث در مورد طرح

به مشتری اجازه دهید آنچه را که دوست دارد بگوید. برای آغاز بحث می توانید سؤالی را مطرح کنید:

چگونه من می‌توانم به شما کمک کنم؟ یا از دست من چه کاری برای شما بر میآید؟

این سؤال به مشتریان فرصت میدهد که بحث را شروع کرده و در صورتی که ایده‌هایی جهت طرّاحی و ایجاد روشهای طرّاحی دارند، به راحتی بیان کرده و ارتباط موثری با طرّاح برقرار نمایند. هنگام صحبت کردن مشتریان باید به دقت آنها را زیر نظر گرفته و با شناختن نیازها و آرزوهایشان روش کار خود را برایشان توضیح داده و برای طرح مورد نظرشان به آنان کمک نمایید. در صورتیکه به مشتری فرصت دهید تا خواسته‌هایش را به طور کامل توضیح دهد، مشتری احساس راحت‌تری با شما داشته و میتوانید بهتر با او بر سر چگونگی انجام طرح به توافق برسید.

نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

گوش دادن و توجه به مشتری

با توجه به اینکه طرّاح مشاهدات و نتایج تجزیه و تحلیل خود را از محیط یادداشت میکند باید توجه داشته باشد که منبع مهم جمع آوری اطلاعات،خود مشتری می باشد. در هنگامیکه مشتری صحبت می‌نماید باید نکات مهم را به دقت بر روی کاغذی که بر روی تخته رسم گیره‌دار قرار داده‌اید منظور کنید. یادداشت این نکات فوایدی دارد که عبارتند از:

• سبب میشود که در هنگام ترسیم نقشه بر روی میز طرّاحی نکاتی را که فراموش کرده‌اید یادآوری کند.

• به مشتری القا میشود که طرّاح بطور فعال به سخنان او گوش میدهد. یادداشت سریع هر نکته سبب میشود که مشتریان یا مشتری آرام آرام به طرّاح اطمینان پیدا نماید.

• کمک میکند که در بحث‌های بعدی بین مشتری و طرّاح شما نکات پروژه را با مراجعه به یادداشت‌ها به سرعت به یاد آورده و با توجه به آنها نکات مهم و تغییرات لازم را اعمال نمایید.

به مشتری فرصت دهید که به راحتی بتواند مدت زمان زیادی در مورد خواسته‌ها و ایده‌‌هایش صحبت کند. برای شنیدن و فهمیدن عقاید مشتری زمان بگذارید. اگر متوجه شدید مشتری نکات نامعقولی را مطرح کرده و یا مطالبی را میگوید که دستیابی به آنها امکانپذیر نمیباشد باید برای آنها راه حل مناسبی پیدا کرده و پیشنهادات جایگزین ارائه کرد. عقاید خود را به مشتری تحمیل نکنید.

مشتریان خواهان چه چیزهایی هستند؟

اغلب مواقع یکی از کارهای طرّاحان این است که به مشتری کمک نمایند تا خواسته‌هایش را بشناسد. در بعضی حالات ممکن است مشتری چیزهایی را بخواهد که در تضّاد کامل با شیوه زندگیش است. از این گروه میتوان به مشتریانی اشاره نمود که دارای شیوه زندگی رسمی بوده و خواهان باغچه‌هایی از گلهای وحشی هستند یا مشتریانی که گونه‌هایی از گیاهان را میخواهند که در آن محل یا موقعیت اصلاً امکان رشدشان وجود ندارد (مثلاً گیاهان گرمسیری برای منطقه سردسیر). در مورد این خواسته‌هایی که تا حدی غیر معمول است باید با رعایت ادب و احترام اول با مشتری بحث نمایید تا مشخص شود که مشتری به چه دلیل این انتخاب را انجام داده است. ممکن است مشتری دلیل انتخابش از گیاهان وحشی این باشد که علاقه زیادی به تعداد زیادی رنگ دارد و یا اینکه مشتری هدفش از انتخاب یک گیاه ویژه این است که گیاهانی با ویژگیهای گیاهان گرمسیری را دوست دارد.

نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز: هزینه پروژه 

ممکن است در طول مدت ملاقات در مورد قیمت پروژه‌های مختلف بحث و صحبت شود اما مشخصاً روشن شود که مشتری چگونه میخواهد این هزینه را پرداخت نماید؟ چگونگی پرداخت هزینه بر روی مدت اجرای طرح و چگونگی اجرای طرح که شامل خواسته‌های مشتری است تاثیر خواهد گذاشت. به عنوان مثال اگر مشتریان بخواهند پاسیو با سنگهای پهن برایشان طرّاحی و اجرا شود و فقط ۲۰۰ دلار هزینه پرداخت نمایند باید برایشان توضیح دهید که هزینه ساخت این پاسیو به چه صورت بوده و برای آنها چه مقدار تمام خواهد شد. دلیل این توضیحات نیز این است که بسیاری از مشتریان محدوده مشخصی از هزینه را مد نظر دارند که برای فضای سبز منزلشان پرداخت نمایند.

در اینجا مواردی مطرح میشود که چگونه به مشتری یادآوری نمایید که فضای سبز و طرّاحی آن، سرمایه‌گذاری خوب برای آنها بشمار میرود. این موارد عبارتند از:

• فضای سبز و ایجاد آن میتواند باعث افزایش حدود ۱۰ درصدی قیمت ارزش خانه شود.

• هزینه طرّاحی فضای سبز و اجرای آن سبب میشود که ارزش افزوده‌ای به اندازه ۱۰۰٪ تا ۲۰۰٪ ایجاد نماید.

• فضای سبز و ایجاد آن سبب کاهش هزینه انرژی تا حدود ۵۰٪ میگردد.

بعضی از طرّاحان اینگونه برآورد مینمایند که طرّاحی و ایجاد فضای سبز میتواند حدود ۱۰ درصد قیمت محل مسکونی باشد. به عنوان مثال اگر محل مسکونی ۱۰۰ هزار دلار ارزش دارد پس میتوان گفت که ارزش فضای سبز آن حدود ۱۰۰۰۰ دلار میباشد. روش دیگر این است که برای هر فوت مربع ۲ دلار هزینه و سرمایه ‌گذاری میکنند. در هر دو حالت تخمین فوق، قیمت‌ها فقط مربوط به گیاهان و اشیای موجود در فضای سبز میگردد. در بسیاری حالات آمار و ارقام حاصله از هر یک از این روشهای تخمین بسیار بیشتر از قیمت در دست اقدام یا انجام شده میباشد. اکثر مشتریان در صدد این هستند که نیمی از قیمتی را که به روشهای فوق تخمین زده میشود پرداخت نمایند و بیش از آن هزینه‌ای را نپردازند.

تعهد  و نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

باید قرارداد تجاری حاصل شود. بعضی طرّاحان دوست دارند از یک قرارداد ساده برای ایجاد توافق بین طرفین استفاده نمایند. این قرارداد از نظر قانونی ایجاد تعهد می کند اما باید بیشتر در عقد قرارداد بر این نکته تاکید می شود که تعهد در مورد انجام یک پروژه مشخص باشد و به یک قرارداد که طرفین مایل به همکاری با هم در حالت عام هستند کفایت نگردد.

مساحی و بررسی محل اجرای طرح

انجام مساحی و بررسی کلی در محل اجرای طرح سبب جلوگیری از اتلاف وقت میشود (در بخش بعد به طور کامل توضیح داده شده است). در صورتی که امکان مساحی و بررسی محل اجرای طرح نباشد مطمئناً برای به دست آوردن اندازه‌های مورد نیاز در اجرای طرح باید زمان بیشتری را صرف کنید که صرف این زمان سبب افزایش طول دوره اجرای طرّاحی خواهد بود.

عکس‌ها

عکس‌های مورد نیاز خود را در همان ملاقات اولیه برای جلوگیری از مراجعه به محل اجرای طرح و بررسی جزئیات تهیه نمائید. عکس‌ها میتوانند جزئیاتی را که در اثر گذشت زمان فراموش شده یا از نظر افتاده اند (مانند رنگ خانه و موقعیت انباری) بخوبی یادآوری کرده و نشان دهند.

هماهنگی برای ملاقات بعدی

در صورتی که در ملاقات حضوری اول توانستید بر سر کلیات به توافق رسیده و یک قرارداد ببندید زمان ملاقات دیگری را هماهنگ کنید که در آن طرح اولیه را به مشتری یا مشتریان ارائه و توضیح دهید. این قرار بسته به برنامه زمانی طرح و اندازه (ابعاد) پروژه متفاوت است اما دامنه مناسب زمانی برای عموم پروژه‌های مسکونی حدود ۱۰ـ۷ روز بعد است.

نکته مهم: تماس برای پیگیری

توصیه می شود که چند روز پس از اولین ملاقات با مشتریان تماس گرفته و از آنها سؤال کنید که آیا می‌خواهند چیزی را در طرح تغییر داده و یا اضافه نمائید یا نظرشان تغییری نکرده است.

نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

حضور به موقع سر قرار

همیشه سر زمان مقرر و در صورت امکان پنج تا ده دقیقه زودتر از قرار، به محل ملاقات بروید. رسیدن دیرتر از موعد وجهه خوبی ندارد. وقت شناسی و حاضر بودن در محل ملاقات سر زمان مقرر سبب ایجاد حس اعتماد در مشتری می شود. برای این کار بهتر است صبح روز مقرر یا ۳۰ دقیقه قبل از زمان ملاقات جهت یادآوری با مشتری تماس بگیرید. در صورت رسیدن زودتر از موعد به محل ملاقات این فرصت را به دست میآورید که اطراف خانه گردش کرده و روشهای مناسب برای اجرای طرح و محدوده قیمت اجرای آن را به دست آورید. این موضوع نشان دهنده این موضوع نشان می دهد که شما برای کار خود و طرحی که امکان دارد انجام دهید اهمیت قائلید. در صورتی که بنا به دلایلی به صورت اجتناب ناپذیر تاخیر خواهید داشت در سریعترین زمان ممکن به مشتری این موضوع را اطلاع داده و او را در حال انتظار و بیخبری رها نکنید.

صحبت کوتاه از نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

چند دقیقه با مشتری صحبت کنید تا ایجاد صمیمیت شود. در صورت بچه‌دار بودن مشتری در مورد بچه‌های آنها و نیز حیوانات خانگی که احتمالاً آنها در منزل از آنها نگهداری میکنند گپ بزنید. این صحبت سبب میشود که وضعیت آرام و صمیمی ایجاد گردد و به دلیل راحت‌تر بیان کردن مسائل توسط مشتری شما راحت‌تر بتوانید نظرات و دیدگاههای آنها را دریابید.

بحث در مورد  طرّاحی و نقشه و نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز

مکان آرام

برای نشستن و صحبت کردن مکانی آرام مانند آشپزخانه، اتاق نشیمن یا حتی بیرون از منزل ورودی و روی بالکن را انتخاب کنید (شکل ۱۰ـ۱) که حداقل ایجاد حواس‌پرتی و اشیایی که سبب آن می شوند (مانند تلویزیون) را داشته باشند. در انتخاب جای آرام و ساکت تعارف نداشته باشید و به راحتی و بدون کمروییاین خواسته را مطرح نمائید. اگر مشتریان خواستند که اطراف خانه قدم زده و در مورد پروژه صحبت کنند ، حتماً بپذیرید زیرا در این حالت بررسی محل اجرای طرح بهتر صورت می گیرد. زمان ملاقات حضوری در محلی نشسته و در مورد سرویس های مورد ارائه و چگونگی عقد قرارداد و قیمت‌ها صحبت نمائید.

هدف طرح

مشتری در اولین برخورد زمان زیادی نیاز دارد تا در مورد آنچه در ذهن خود دارد بحث و صحبت کند و شما نیز بهتر است که در چند دقیقه در مورد هدف طرح و طرّاحی فضای سبز توضیح دهید. در این زمان میتوانید کاتالوگ خود را که حاوی تصاویری از کارهای قبلی یا کارهای در دست انجام است به مشتری نشان داده و در مورد چگونگی کیفیت طرح‌ها، اهداف اجرای طرح و یا سادگی مراقبت و نگهداری از طرحها توضیح دهید.

نکات مهم عقد قرارداد طراحی فضای سبز ادامه دارد

 منبع: کتاب طراحی فضای سبز برای طراحان حرفه ای ساسان جعفرنیا