ملاقات اولیه در طراحی فضای سبز، اولین نشست با مشتری است تا در مورد طرح موجود در ذهن مشتری و سرویس‌دهی و چگونگی انجام آن صحبت شود. در این جلسه نه تنها مشتری با طرّاح صحبت کرده و آشنا می‌گردد بلکه طرّاح نیز مشتری را دیده و با او آشنا می‌شود.
ممکن است طرّاح پس از صحبت با مشتری اینگونه نتیجه گیری کند که در صورت کار با این مشتری ممکن است در دریافت حق‌الزحمه دچار مشکل شود و یا طرح پیشنهادی مشتری سخت و مشکل باشد که در صورت ایجاد چنین وضعیتی پس از پایان ملاقات تصمیم می گیرد که بامشتری همکاری نکند.
ملاقات حضوری اولیه می تواند در محل کار طرّاح در شرکت فضای سبز و یا در مورد طرّاحانی که مستقل فعالیت می‌کنند در محل کار شخصی وی نیز صورت پذیرد. در مواردی که پیمانکار در حال ساخت اماکن مسکونی بوده و هنوز خالی از سکنه است نیازی به مصاحبه و ملاقات حضوری با مشتری وجود ندارد و فقط ملاقات با پیمانکار کفایت می کند.
بازدید می‌تواند در مواردی با افرادی که با آگهی تبلیغاتی شما مواجه شدند و یا مشتری که سابقاً برای او کاری را انجام داده‌اید صورت پذیرد. چند قانون کلی و راهنمای ساده برای تنظیم قرار ملاقات وجود دارد که در ذیل توضیح داده شده است.
تنظیم قرار ملاقات
بررسی مشتری
قبل از موافقت برای ملاقات با شخصی که قرار است هزینه‌های طرح و سرویس های ارائه شده در مورد طرح را بر عهده بگیرد، باید با پرسش چند سؤال از مشتری اطمینان حاصل شود که آیا با سرویس‌های قابل ارائه و هزینه‌های مربوطه آشنایی دارند. دانستن این موضوع توسط مشتری سبب می‌شود که زمان زیادی تلف نشود ولی گاهی ممکن است مشتری فقط به دنبال طرحی باشد که با کاشت چند گیاه ساده و مرتب کردن گیاهان کاشته شده خلاصه شود و قصد پرداخت هزینه یا سرویس چندانی ندارد.
در این حالت تفهیم مفاهیم فضای سبز و وظایف مشتری نیاز زمان زیادی داشته و سبب اتلاف وقت می‌گردد. معمولاً کسانی که توسط دیگران به شما مراجعه می‌کنند مشتریان خوبی هستند زیرا این افراد با کار شما و روش اجرای کار از طریق دیگر مشتریان آشنایی نسبی یافته‌اند.
ملاقات در محل اقامت مشتری
معمولاً برای ملاقات و مصاحبه در منزل مشتری قرار گذاشته می‌شود. این امر سبب می‌شود که هم شما محل اجرای طرح را دیده و بتوانید برآورد نسبی نمائید و هم مشتری بتواند بخشهای مختلف فضای مربوطه را به شما نشان داده و در مورد آن توضیح دهد.
حضور همه مشتریان در هنگام بازدید
اگر قرار است طرحی را برای زوج جوان اجرا کنید بهتر است زمان مصاحبه را طوری تعیین نمائید که هر دو نفر حضور داشته باشند. در بسیاری حالات حضور هر دو نفر مشکل است زیرا معمولاً یکی از زوج‌ها سر کار هستند ولی می‌توان با تعیین زمان بازدید در عصر یا آخر هفته احتمال حضور هر دو نفر با هم را میسر نمود.
هیچگاه در صورت وجود یک نفر از زوجین بازدید را انجام ندهید زیرا سبب ایجاد مسائلی در آینده خواهد شد، بدین صورت که می‌تواند سبب ایجاد تغییراتی در طرح و در حالت شدیدتر کنسل شدن کامل پروژه گردد زیرا زوجین در مورد قیمت به توافق نمی‌رسند.
مدت زمان مصاحبه حداکثر یک ساعت
اغلب مدت زمان یک ساعت برای ملاقات، آشنا شدن با مشتری و دیدگاه‌های او، جمع‌بندی اطلاعات و توافق بر سر پرداخت هزینه‌ها کافی به نظر می‌رسد. این مدت بسته به پروژه، چگونگی پرداخت هزینه و ارائه سرویس‌های مورد نیاز برای اجرای طرح می تواند به ۲ ساعت نیز برسد.
باید توجه داشت که بیشتر زمان در مصاحبه صرف به دست آوردن اطلاعات در مورد مشتری می‌شود. در این مصاحبه مواردی که باید مطرح شوند عبارتند از: چه سرویس‌هایی مورد نیاز است؟ شخصیت مشتری چگونه است؟ چه نوع گیاهانی را دوست دارند؟ آیا این خانواده کودک یا سگ دارند؟ هزینه بازدید یا هزینه مشاوره چقدر است؟
ملاقات اولیه رایگان یا با دریافت وجه؟
بسیاری از طرّاحان برای جلسه اول ملاقات هزینه‌ای نمی‌خواهند زیرا فرض بر این است که در این جلسه میزان مصمم بودن و جدیت برای انجام طرح و عقد قرارداد مشتری با کمپانی را تعیین کنند و شرایط همکاری را بسنجند. اما تعدادی از طرّاحان برای جلسه مصاحبه هزینه مشاوره مثلاً ۱۰۰ دلار را تعیین می‌کنند.
در این صورت جلسه مصاحبه فقط منحصر به اطلاعات جزئی نیست بلکه مبنا بر این است که در این جلسه قسمتهای مختلف و ایده‌های مختلف در حالت کاملاً عمومی برای مشتری توضیح داده شود. هزینه مشاوره اغلب درصورتی که مشتری بخواهد با کمپانی عقد قرارداد کند در هزینه قرارداد مد نظر قرار خواهد گرفت اما اگر مشتری تصمیم نداشته باشد که با طرّاح وارد قرارداد شود این هزینه غیر قابل برگشت است.
meet-in-landscape-design ملاقات در طراحی فضای سبز